INFORMATIVA SULLA PRIVACY PER ASSUNZIONE                                       SETTEMBRE 2024

Games Workshop è impegnata a proteggere la vostra privacy. In questa informativa viene descritto il modo in cui le informazioni di natura personale su di voi vengono raccolte e utilizzate quando sottoponete presso di noi una richiesta di assunzione. La presente informativa si applica a tutte le persone che sottopongono una richiesta di lavoro a Games Workshop.

La presente informativa si applica alle informazioni di natura personale raccolte in relazione con il nostro sito web all’indirizzo https://jobs.games-workshop.com (“Sito Web”).

Con l’atto di fornirci informazioni relative per conto di un richiedente, il soggetto attesta e conferma di aver inoltrato una copia della presente informativa ai richiedenti interessati e di averli informati in merito alla nostra identità e agli obiettivi per cui i loro dati di natura personale saranno trattati, e conferma altresì di avere ottenuto la loro piena autorizzazione in merito a tale trattamento da parte nostra. La presente informativa è indirizzata ai richiedenti.

L’ente controllore delle informazioni personali raccolte da voi è Games Workshop Limited con sede in Willow Road, Nottingham, NG7 2WS, Regno Unito.

Il rappresentante dell’UE di Games Workshop per tutti gli scopi di protezione dei dati è Games Workshop Limited – Irish branch, Unit 3, Lower Liffey Street, Dublin 1, D01 K199, Ireland.

Vi preghiamo di leggere attentamente la presente informativa per comprendere i modi e i motivi per cui noi utilizziamo le vostre informazioni di natura personale.

1. Genere delle informazioni da noi archiviate riguardo ai nostri candidati

Possiamo raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti categorie di informazioni di natura personale:

• Dettagli personali di contatto quali nome, titolo, indirizzo, numero telefonico e indirizzo email.
• Data di nascita.
• Sesso.
• Nazionalità.
• Passaporto, informazioni sulla carta d’identità nazionale
• Informazioni relative all’assunzione (incluse copie dei documenti di diritto e idoneità al lavoro, documenti di identità, referenze e altre informazioni incluse in un CV, lettera di accompagnamento, video-candidatura o in genere parte di un processo di richiesta di assunzione).
• Dettagli sulle visite al sito Web e informazioni sulle modalità di interazione del dispositivo utilizzato con il sito Web, incluse la cronologia di ricerca, le pagine visitate e i collegamenti cliccati.
• Informazioni raccolte automaticamente dal dispositivo utilizzato, inclusi indirizzo IP, tipo di dispositivo, sistema operativo, numeri identificativi univoci del dispositivo, tipo di browser, dati di localizzazione geografica su vasta scala (ovvero, a livello di paese o città) e altre informazioni di natura tecnica.

Possiamo raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti ‘categorie speciali’ di informazioni di natura personale particolarmente sensibile:

• Informazioni su razza, etnia o fede religiosa

• Stato di transgender

• Orientamento sessuale

• Condizione di disabilità

Possiamo raccogliere, archiviare e utilizzare informazioni su eventuali condanne penali e reati.

2. Con quali modalità vengono raccolte le informazioni personali dei candidati?

Raccogliamo le informazioni che il candidato fornisce volontariamente. Ciò include le informazioni fornite nel corso del processo di candidatura e assunzione, sia direttamente dai candidati sia occasionalmente da altre fonti, quali ad esempio agenzie di collocamento, ex-datori di lavoro, agenzie di controllo dei precedenti penali e autorità di regolamentazione, nonché le informazioni fornite dai candidati nel processo di registrazione sul sito Web per ricevere aggiornamenti da noi.

Raccogliamo inoltre alcune informazioni automaticamente durante le visite del candidato al sito Web. La raccolta di queste informazioni ci consente di comprendere meglio le persone che visitano il sito Web, la loro provenienza e quale contenuto del sito Web è di maggiore interesse per loro.

Alcune delle informazioni di cui sopra possono essere raccolte tramite cookie o altre tecnologie di monitoraggio analoghe. Utilizziamo cookie e altre tecnologie di monitoraggio analoghe (congiuntamente, “Cookie”) per raccogliere e utilizzare le informazioni personali sui nostri candidati nonché per fornire pubblicità basata su Internet. Per ulteriori informazioni sui tipi di cookie da noi utilizzati, sul perché li utilizziamo e sulle modalità con cui i candidati possono controllare i cookie, consultare l’Informativa sui cookie.

3. Perché raccogliamo le informazioni di natura personale del candidato?

Di seguito sono elencate le situazioni in cui noi elaboriamo le informazioni di natura personale del candidato:

• Elaborazione delle richieste di assunzione inviate dal candidato.
• Valutazione dell’idoneità del candidato e della possibilità di assunzione.
• Comunicazioni con il candidato in merito al processo di assunzione.
• Mantenimento di un portafoglio di capacità (talent pool) dei candidati per future opportunità di lavoro.
• Contatti con il candidato in merito a future opportunità di lavoro che potrebbero interessare al candidato.
• Controllo del diritto e idoneità al lavoro del candidato nel Regno Unito.
• Analisi del traffico sul sito Web e miglioramento della qualità e della prominenza del sito Web per i visitatori.
• Per agevolare il miglioramento e l’ottimizzazione del sito Web.
• Per archiviare informazioni sulle preferenze dei visitatori al fine di agevolare la personalizzazione del sito Web in base agli interessi personali dei singoli visitatori.
• Per organizzare il viaggio per te.

Ove appropriato, raccoglieremo e utilizzeremo informazioni su eventuali condanne penali e reati al fine di determinare l’idoneità a occupare ruoli che richiedono l’interazione con bambini e adulti a rischio. Agiremo solo entro i limiti consentiti dalla legge provvedendo ad adeguate misure di tutela.

Di seguito sono elencate le situazioni in cui potremmo elaborare le informazioni relative a data di nascita, genere, nazionalità e le ‘categorie speciali’ di informazioni di natura personale particolarmente sensibile riguardo al candidato:

• Controllo delle condizioni di uguaglianza e diversità.

La motivazione legale per cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni di natura personale di cui sopra dipenderà dal genere di informazioni personali interessate e dal contesto specifico in cui le raccogliamo, quale, ad esempio, (i) per intraprendere eventuali misure prima di sottoscrivere un contratto con il candidato, (ii) per fini di adempimento dei nostri obblighi legali, (iii) per i nostri interessi legittimi ove ciò non sia in conflitto con i diritti del candidato o altrimenti (iv) ove il candidato abbia fornito il proprio consenso in merito.

Qualora raccogliessimo e utilizzassimo le ‘categorie speciali’ di informazioni di natura personale particolarmente sensibile, tali informazioni saranno elaborate a condizione che il candidato abbia espresso il proprio consenso esplicito in merito.

Comunque, ove raccogliessimo e utilizzassimo le informazioni di natura personale per i nostri legittimi interessi (o di eventuali terzi), ciò avverrà esclusivamente per espletare il processo di assunzione. Potremmo eventualmente avere altri legittimi interessi e in tal caso, ove appropriato, informeremo il candidato sulla natura di tali legittimi interessi al momento opportuno.

Ove appropriato, raccoglieremo e utilizzeremo informazioni su eventuali condanne penali e reati al fine di determinare l’idoneità a occupare ruoli che richiedono l’interazione con bambini e adulti a rischio. Agiremo solo entro i limiti consentiti dalla legge provvedendo ad adeguate misure di tutela.

Vi invitiamo a contattarci (sezione 13) per eventuali domande o per richiedere ulteriori informazioni in merito alle motivazioni legali per cui raccogliamo e utilizziamo le informazioni di natura personale del candidato.

4. Cosa accade se il candidato non fornisce le proprie informazioni personali?

Se il candidato non fornisce determinate informazioni, potremmo non essere in grado di intraprendere le azioni necessarie per sottoscrivere un contratto con il candidato o di adempiere ai nostri obblighi legali.

5. Cosa accade se noi desideriamo utilizzare le informazioni del candidato per fini diversi?

Utilizzeremo le informazioni personali del candidato esclusivamente per i fini per cui sono state raccolte, salvo quando riterremo di avere una ragionevole necessità di utilizzarle per altri motivi e tali motivi siano comunque compatibili con gli obiettivi originali. Qualora avessimo necessità di

utilizzare le informazioni personali del candidato per fini non espressamente correlati, ne informeremo prontamente il candidato spiegando le motivazioni legali che ci autorizzano ad agire in tale senso.

Notare che noi potremmo elaborare le informazioni personali del candidato senza che il candidato ne sia a conoscenza e senza il suo consenso, ove ciò sia richiesto o autorizzato dalla legge.

6. Qual è il livello di protezione delle informazioni?

Abbiamo implementato adeguate misure tecniche e organizzative per prevenire ogni perdita, utilizzo, accesso, alterazione o divulgazione accidentale delle informazioni del candidato. Le misure di tutela da noi adottate sono progettate per garantire un livello di sicurezza appropriato per il grado di rischio correlato al trattamento delle informazioni personali del candidato, fra cui:

• Controllo degli accessi al sito: l’accesso a strutture, edifici e sale in cui sono elaborate le informazioni del candidato è consentito esclusivamente al personale autorizzato.

• Controllo degli accessi IT: l’accesso alle informazioni del candidato archiviate in forma elettronica nei nostri sistemi IT è consentito esclusivamente al personale autorizzato.

• Controlli di sicurezza IT: utilizzo di tecnologie e misure di sicurezza appropriate per garantire la protezione delle informazioni del candidato archiviate.

• Policy e procedure: adeguate policy e procedure esaustive per la protezione dei dati e la sicurezza dell’IT sono in atto per stabilire le modalità con cui il personale deve trattare le informazioni del candidato.

• Formazioni: formazione costante sulla protezione dei dati e la sicurezza dell’IT per tutto il personale che deve trattare le informazioni dei candidati.

7. Con chi potremmo condividere le informazioni del candidato?

Potremmo condividere le informazioni di natura personale del candidato nelle situazioni elencate di seguito:

• Fornitori di servizi:

Condivideremo le informazioni di natura personale del candidato con eventuali terzi che siano nostri fornitori di servizi. Tutte le attività seguenti comportano l’elaborazione delle informazioni personali e sono effettuate da fornitori di servizi terzi: hosting e manutenzione della piattaforma web di collocamento e assunzione, hosting e manutenzione della piattaforma di monitoraggio e gestione delle richieste di assunzione, invio di email di notifica sulle opportunità di lavoro, hosting e manutenzione della piattaforma di distribuzione delle offerte di lavoro digitali, servizi di controllo delle competenze dei candidati, fornitura di servizi IT, collaborazione e condivisione di documentazione e informazioni, consulenza legale, e fornitori di servizi di trasporto. Vi invitiamo a contattarci (sezione 13) per ricevere ulteriori informazioni in merito ai nostri fornitori di servizi terzi.

Tutti i fornitori di servizi sono tenuti a implementare appropriate misure di sicurezza al fine di proteggere le informazioni personali dei candidati. Non permettiamo ai nostri fornitori di servizi terzi di utilizzare in alcun modo le informazioni di natura personale dei candidati per i propri interessi. Consentiamo ai fornitori di servizi terzi esclusivamente di elaborare le informazioni personali dei candidati per gli obiettivi da noi specificati e conformemente alle nostre istruzioni.

• Gruppo Games Workshop

Potremmo condividere le informazioni di natura personale dei candidati con altre entità del nostro gruppo di aziende nell’ambito delle normali attività di reportistica sulle prestazioni aziendali, nel contesto di una riorganizzazione aziendale o una ristrutturazione del gruppo o per fini di supporto alla manutenzione dei sistemi.

• Vendita o ristrutturazione

Potremmo condividere le informazioni di natura personale dei candidati nel contesto della possibile vendita o ristrutturazione dell’attività, a condizione che l’acquirente sia informato dell’obbligo di utilizzare le informazioni personali dei candidati esclusivamente per i fini specificati nella presente informativa.

• Legge, diritti legali e interessi vitali

Potremmo inoltre dover condividere le informazioni di natura personale dei candidati con organismi incaricati dell’applicazione della legge, agenzie normative o governative, tribunali o altri terzi, ove noi ritenessimo tale divulgazione necessaria (i) per imposizione di una legge applicabile, (ii) per esercitare, stabilire o difendere i nostri diritti legali o (iii) per proteggere gli interessi vitali del candidato o quelli di altre persone.

• Consenso

Potremmo condividere le informazioni personali del candidato ove il candidato stesso abbia fornito il proprio consenso a tale divulgazione.

8. Le informazioni personali del candidato sono trasferite fuori del Regno Unito?

Potremmo trasferire le tue informazioni personali al di fuori del Regno Unito. Trasferiremo le tue informazioni personali al di fuori del Regno Unito solo se le adeguate misure di protezione sono attive. Per assicurarci che le tue informazioni personali ricevano un adeguato livello di protezione al di fuori del Regno Unito usiamo le seguenti misure di protezione:

• Trasferiamo verso Paesi coperti dalle normative di adeguatezza del Regno Unito
• Utilizzo di clausole contrattuali modello approvate dal RGPD del Regno Unito
• Richiesta alle aziende a cui trasferiamo le informazioni negli Stati Uniti di essere certificate ai sensi del Data Privacy Framework o di utilizzare le clausole contrattuali modello RGPD del Regno Unito.

Ulteriori dettagli relativi alle misure di protezione usate al di fuori del Regno Unito sono disponibili su richiesta. Contattaci (sezione 13) per ulteriori informazioni.

9. Quanto a lungo sono conservate le informazioni personali del candidato?

Conserviamo le informazioni del candidato esclusivamente per il tempo necessario per soddisfare gli obiettivi di cui sopra o per adempiere ai requisiti di natura legale, finanziaria o documentativa.

Per le richieste di lavoro di base, il periodo di conservazione corrisponderà a 12 mesi a partire dalla data in cui il candidato è stato informato sull’esito negativo della sua richiesta (a eccezione di una gamma limitata di ruoli per i quali il periodo potrebbe essere esteso a 24 mesi). Nei casi in cui i dati del candidato sono conservati nell’ambito di un ‘talent pool’ o ‘talent pipeline’, il periodo di conservazione corrisponderà a tre anni a partire dalla data in cui il candidato ci ha fornito le sue informazioni personali. Se desidera, il candidato ha il diritto di richiedere la rimozione dei suoi dati dal ‘talent pool’ o ‘talent pipeline’ contattandoci (sezione 13). Se la richiesta ha esito positivo,

le informazioni del candidato saranno conservate conformemente alla nostra Informativa sulla privacy per dipendenti.

Ove non avessimo alcuna esigenza aziendale legittima in essere di elaborare le informazioni personali del candidato, provvederemo a eliminarle o renderle anonime oppure, se ciò non è possibile (ad esempio, perché le informazioni sono state memorizzate in archivi di backup), provvederemo ad archiviare tali informazioni personali in modo sicuro e a isolarle per evitare ogni ulteriore elaborazione delle stesse, finché non ne sia possibile l’eliminazione.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato dei dati personali, valutiamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati, il rischio potenziale di danno derivante dall’uso non autorizzato o dalla divulgazione dei dati, gli obiettivi per cui sono stati elaborati e la possibilità di conseguire gli stessi obiettivi con altri mezzi, nonché i requisiti legali pertinenti.

In alcune circostanze, potremmo rendere anonime le informazioni personali del candidato in modo che non siano più associabili a lui e, in tal caso, potremo utilizzare dette informazioni senza alcuna necessità di informarlo ulteriormente.

10. Quali sono i diritti del candidato in relazione alle proprie informazioni personali?

In determinate circostanze, per disposizione di legge il candidato ha il diritto di:

• Richiedere accesso a una copia delle informazioni di natura personale da noi conservate in relazione a lui.

• Richiedere la correzione di qualsivoglia informazione incompleta o inaccurata che lo riguarda archiviata presso di noi.

• Richiedere la cancellazione delle informazioni, ove non vi siano buoni motivi per proseguire il trattamento delle stesse.

• Opporsi al trattamento delle proprie informazioni, ove il motivo per cui elaboriamo tali informazioni si basi su un nostro legittimo interesse.

• Qualora noi elaborassimo le informazioni personali del candidato per un particolare obiettivo sulla base del consenso, il candidato ha il diritto di ritirare il proprio consenso in qualunque momento.

• Richiedere per restrizione la sospensione del trattamento delle informazioni personali del candidato da parte nostra.

• Richiedere il trasferimento delle proprie informazioni personali verso un’altra parte indicata dal candidato.

Per esercitare uno qualsiasi dei diritti di cui sopra, vi invitiamo a contattarci (sezione 13).

Il candidato non dovrà pagare alcuna tariffa per esercitare i propri diritti, tuttavia potremmo addebitare una cifra ragionevole qualora la richiesta del candidato sia infondata o eccessiva. Alternativamente, in alcune circostanze, potremmo rifiutare di soddisfare la richiesta.

Notare che, potremmo richiedere alcune informazioni al candidato per confermare la sua identità e stabilire il suo titolo a esercitare i propri diritti.

Qualora non sia soddisfatto delle nostre modalità di trattamento delle sue informazioni personali, il candidato ha inoltre il diritto di inoltrare un reclamo all’autorità di vigilanza competente. Vedere qui per i dettagli di contatto pertinenti.

11. Cosa chiediamo al candidato?

È importante che le informazioni di natura personale da noi conservate sul candidato siano accurate e aggiornate. In caso di cambiamenti alle informazioni di natura personale da noi conservate, vi preghiamo di informarci immediatamente.

12. Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente informativa di tanto in tanto. In caso di aggiornamento di questa informativa, prenderemo misure adeguate per informare prontamente gli interessati e in modo coerente con la significatività delle modifiche apportate. Provvederemo a ottenere il consenso del candidato per qualsivoglia modifica sostanziale, quando ciò sia richiesto dalla legge.

È possibile vedere la data dell’ultimo aggiornamento della presente informativa controllando la data visualizzata nell’intestazione dell’informativa.

13. Vi invitiamo a contattarci

La presente informativa è supervisionata dal Data Protection Manager del gruppo Games Workshop. Per eventuali domande, lamentele o richieste specifiche, vi invitiamo a contattare il nostro Data Protection Manager all’indirizzo email: [email protected] oppure telefonare al numero +44 115 900 4000 e chiedere del reparto Privacy.

INFORMAZIONI SUI COOKIES                                                                            GIUGNO 2024

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