Choose your Language:

• Japanese – Japan
• English – Japan
• Malay – Malaysia
• Malay – Singapore
• Chinese – Hong Kong
• English – Hong Kong

採用募集のプライバシー保護に関する通知　日本向け                                                   　　　2025年9月

Games Workshop（ゲームズワークショップ）はプライバシーの保護に真剣に取り組んでいます。本通知では、当社の求人に応募する際、個人情報を当社がどのように収集して使用するかをご説明します。本通知は、ゲームズワークショップの求人に応募するすべての人に適用されます。

また、本通知は、当社のウェブサイト、https://jobs.games-workshop.com（以下、「当社ウェブサイト」）に関係して当社が収集する個人情報にも適用されます。

第三者が応募者に代わって情報を当社に提供する場合、その応募者に本通知の写しを提供したこと、その応募者に当社の身元およびその応募者の個人データを処理する目的について通知したこと、当社がその処理を行うことについてその応募者の同意を得たことを確認していただきます。本通知は、求人応募者を対象とするものです。

収集する個人情報ならびに当社ウェブサイト経由で収集する個人情報のデータ管理者は、Games Workshop Limited 日本支社（所在地：〒111-0043 東京都台東区駒形2-4-11 ヨシクニ駒形ビル）です。

本通知を注意深く読んで、当社が個人情報を収集する方法と理由を理解してください。 

1. 当社が保有する可能性のある情報の種類

以下の区分の個人情報を収集して保管し、使用することがあります。

• 個人の連絡先情報：氏名、役職、住所、電話番号、メールアドレス。

• 生年月日

• 性別

• 国籍

• パスポート、国民ID情報（例：マイナンバーカード）

• 採用募集情報（就労許可証や本人確認書類の写し、推薦状、履歴書・カバーレター、応募動画に含まれるその他の情報、または応募プロセスの一環となるものを全般的に含む）

• 検索履歴、アクセスしたページおよびクリックしたリンクを含め、当社ウェブサイトを訪問した状況の詳細ならびにご使用のデバイスがどのように当社ウェブサイトとやり取りしたかに関する情報

• IPアドレス、デバイスの種類、オペレーティングシステム、デバイス固有識別番号、ブラウザーの種類、広範囲の地理的所在地（例：国名または市名レベルの所在地）、その他の技術情報を含め、使用するデバイスから自動的に収集される情報

また、当社は以下の「機微な個人情報（要配慮個人情報）」も収集して保存し、使用することがあります。

• 応募者の人種、民族的出自または宗教上の信条

• トランスジェンダー状況

• 性的指向

• 障がい状況

• 有罪判決および犯罪歴に関する情報

2. 個人情報を収集する方法について

当社は任意で提供いただく情報を収集します。これには、応募および募集採用プロセス中に候補者から直接、または人材紹介代理店、前雇用主、身辺調査プロバイダー、規制当局など別の情報源から提供を受ける情報が含まれ、さらに当社ウェブサイトで当社からのアップデートを希望して登録する際に提供する情報も含まれます。

また、当社ウェブサイトを訪問する際も、一部の情報を自動的に収集することがあります。これらの情報を収集することにより、当社ウェブサイトの訪問者について、どこから訪れたのか、当社ウェブサイトのどのコンテンツに興味があるのかをさらによく理解することが可能になります。

これらの情報の一部は、Cookieや類似のトラッキング技術を使用して収集することがあります。当社は、インターネット広告の配信を目的とする場合を含めてCookieや類似のトラッキング技術（総称して、「Cookie」）を使用し、個人情報を収集して使用します。当社が使用するCookieの種類、使用の理由およびCookieを制御する方法についてさらに詳しくは、当社の「Cookieに関する通知」をご覧ください。

3. 個人情報を処理する目的について

当社が個人情報を取り扱う状況は以下のとおりです。

• 当社に提出されたすべての求人応募を処理するため

• 候補者の適性評価および求人のため

• 採用募集プロセスに関して連絡するため

• 今後の求人機会に備えて候補者の人材プールを維持管理するため

• 関心を持つ可能性のある今後の求人機会について連絡するため

• 応募者が日本で就労するために法律上適格であることを確認し、スポンサーシップの支援をするため

• 当社ウェブサイトのトラフィックを分析し、訪問者にとっての当社ウェブサイトの品質および適切性を向上させるため

• 当社サービスの改善および最適化を促進するため

• 希望に関する情報を保管し、当社ウェブサイトおよびニュースレターを個々の興味に従ってカスタマイズできるようにするため

• 応募者の移動手段や宿泊を手配するため

適切な場合、当社は有罪判決および犯罪歴に関する情報を収集し、児童およびリスクのある成人とのやり取りが必要な役割で仕事をする適格性を判断します。これは適切なセーフガードを定める法律で許可される場合のみに行います。

当社が生年月日、性別、国籍および「機微な個人情報」（有罪判決および犯罪歴以外）を取り扱う可能性のある状況は以下のとおりです。

• 機会平等および多様性のモニタリング

適切な場合、当社は有罪判決および犯罪歴に関する情報を収集し、児童およびリスクのある成人とのやり取りが必要な役割に就いて仕事をする適格性を判断します。これは適切なセーフガードを定める法律で許可される場合のみに行います。

当社が個人情報を収集して使用する理由について質問がある場合、またはさらに情報が必要な場合は、（第13条に従って）当社までご連絡ください。

4. 当社に個人情報の提供をしていただけない場合は？

特定の情報が提供されない場合、当社がその当人と契約締結前に取る必要のある手続きができなかったり、または当社の法的義務の遵守を妨げられる場合があります。

5. 当社が情報を別の目的に使用したいと考える場合は？

当社は、個人情報を収集した目的のみに使用します。ただし、それを他の理由で使用する必要があり、その理由が当初の目的と矛盾しないと当社が合理的に考える場合を除きます。もし当社が無関係な目的で個人情報を使用することが必要な場合は、事前にご本人から同意を得るようにし、当社がその使用を許可される法的根拠を説明します。

法律により義務付けられる、または許可される場合、当社はご本人の認識や同意を得ずに個人情報を処理することがありますのでご注意ください。

6. 情報の安全性について

当社では、個人情報の過失による紛失、使用、アクセス、改変または開示を防止するため、適切な技術的および組織的対策を実施しています。当社による対策は、個人情報を処理するリスクに適切なレベルのセキュリティを提供するよう設計され、以下の項目が含まれます。

• 所在地のアクセス管理 – 情報を処理する事業所、建物、部屋にアクセス可能な者は、許可を受けた人員のみです。

• ITのアクセス管理 – 当社ITシステム内に電子形式で保存する情報にアクセス可能な者は、許可を受けた人員のみです。

• ITのセキュリティ管理 – 適切な技術およびセキュリティ対策を実施し、情報の安全な保管を徹底しています。

• 諸方針および手続き – データ保護およびITセキュリティに関する包括的な諸方針および手続きにより、スタッフが情報をどう取り扱わなければならないかを定めています。

• 研修 – 情報を取り扱う全スタッフのデータ保護およびITセキュリティに関する研修を継続的に実施しています。 

7. 当社が情報を共有する可能性がある相手は？

当社は、以下に詳述する状況で個人情報を共有する場合があります。

• サービスプロバイダー

当社は、サービスを当社に供給するサードパーティと個人情報を共有することがあります。以下のすべての業務に個人情報の処理が関与し、これらはサードパーティのサービスプロバイダーが実施しています：採用募集ウェブサイト用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、応募者トラッキングシステム用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、求人情報メールの配信、デジタル求人広告配信用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、候補者の身辺調査サービス、ITサービスプロバイダー、文書および情報の共同作業および共有、法律顧問、運輸サービスプロバイダー。当社のサードパーティ・サービスプロバイダーについてさらに詳しくは、（第13条に従って）当社にご連絡ください。

すべてのサービスプロバイダーは、適切なセキュリティ対策を実施して個人情報を保護することを義務付けられています。当社は、サードパーティ・サービスプロバイダーが自社の目的で情報を使用することを許可しません。当社の指示に従い、特定の目的で個人情報を処理することのみを許可しています。

• ゲームズワークショップグループ

当社は、会社の業績に関する定期報告業務の一環として、会社もしくはグループの再編を背景として、またはシステムメンテナンスのサポートを目的として、個人情報を当社グループ内の他の法人と共有することがあります。

• 売却または再編  

当社は、事業の売却または再編を背景として個人情報を共有することがあります。ただし、個人情報は本通知で開示する目的のみに使用しなければならないことを当社から買収者に通知することを条件とします。

• 法律、法律上の権利および極めて重要な権益

以下の場合にも、当社が法執行・警察当局、規制当局、政府省庁、裁判所、その他の第三者と情報を共有する必要が生じることがあります。(i)適用される日本の法律および規制により、個人データの提供が義務付けられる場合、(ii)適用される日本の法律および規制に従い、当社の法律上の権利を行使、確立または防御する場合、または(iii)ご本人もしくは第三者の生命、身体もしくは財産を保護するために個人データの提供が必要であり、ご本人の同意を得ることが難しい場合。

• 同意

ご本人から開示について具体的な同意を得た場合、当社は個人情報を共有することがあります。

データ受領者	受領者による使用の目的	受領者がアクセスする、または受領者に開示される個人情報の項目
サービスプロバイダー	採用募集ウェブサイト用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、応募者トラッキングシステム用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、求人情報メールの配信、デジタル求人広告配信用プラットフォームのホスティングおよびメンテナンス、候補者の身辺調査サービス、ITサービスプロバイダー、文書および情報の共同作業および共有、法律顧問、運輸サービスプロバイダー。	本通知で詳述したすべてのデータセット。
ゲームズワークショップグループ	日本国内の全職能にわたる全業務の定期サポートおよび定期的な事業報告。	本通知で詳述したすべてのデータセット。

8. 情報を日本国外に移転することは？

当社は、個人情報を世界中のさまざまな国に所在する処理者および下請処理者に対して、日本国外に移転することがあります。これには、当社の親会社または姉妹会社、米国、EU諸国およびインドのサービスプロバイダーおよびサードパーティ・ホスティングへの移転が含まれることがあります。

当社が日本国外に個人情報を移転するのは、十分な保護対策が実施される場合に限ります。日本国外で個人情報が十分な水準の保護を受けるよう徹底するため、当社は以下の保護対策を行います。

• 十分な水準の保護を行う国に移転する
• 適切な契約条項を使用する

日本国外で実施する保護対策に関するさらに詳しい情報は、請求に応じて提供いたします。詳しくは当社に（第13条に従って）お問い合わせください。

9. 情報の保有期間について

当社は、法律上、会計上、または報告のあらゆる義務を満たす目的を含め、上記の目的に必要な期間に限って情報を保有します。

基本的な求人応募については、不採用の通知をした日から12か月間保有します。（ただし、限られた範囲の役割については除き、その場合は期間を24か月間に延長することがあります）人材プールまたは人材パイプラインに関係して応募者のデータを保有する場合は、ご提出日から3年間保有します。人材プールまたは人材パイプラインから削除することを希望する場合、（第13条に従って）当社に連絡して情報の削除を依頼することができます。応募が採用となった場合は、当社の「従業員のプライバシー保護に関する通知」に従って個人情報を取り扱います。

個人情報を処理する正当なビジネス上の継続的な必要がない場合、当社はそれを削除もしくは匿名化し、またはそれが不可能な場合（例えば、個人情報がバックアップ用アーカイブに保存されているなどの理由で）、削除が可能になるまで個人情報を安全に保管し、以後の処理から隔離します。

個人データの適切な保有期間の判断は、当社でその個人データの量、性質および機密性、個人データが無許可で使用もしくは開示されることによる潜在的な危害のリスク、それを処理した目的および当社がその目的を別の手段で達成できるか否か、ならびに適用される法的要件を考慮して行います。

一部の状況では、個人情報を当社が匿名化し、ご本人に関連付けることができないようにすることがあります。この場合、当社はさらに通知することなく、その情報を使用することがあります。

10. 個人情報に関する権利について

一定の状況において、法律に基づき、応募者には以下の権利があります。

• 当社が保有するご自身の個人情報へのアクセスを請求する権利。

• 当社が保有する不完全または不正確な情報があればすべて訂正するよう請求する権利。

• 適用法および規制に違反して使用または取得した情報の削除を要求する権利。

• 一定の状況において、ご自身の情報の取扱いに異議を申立てる権利。

• 当社が本人の同意に基づいて特定の目的で情報を処理する場合、いつでもその同意を撤回する権利。

• 個人情報処理を一時的に停止するよう制限を請求する権利。

• 当社に提供した情報を別の当事者に移転するよう請求する権利。

上記の権利のいずれかを行使したい場合、当社まで（第13条に従って）ご連絡ください。

ご自身の権利を行使するために料金を支払う必要はありませんが、理由のない、または過剰な要求の場合は、当社が妥当な手数料を請求することがあります。または、そのような状況では、当社がその要求に従うことを拒否する場合があります。

ご本人確認をし、これらの権利を行使する資格があることを立証するため、当社から追加情報を請求する必要が生じる場合がありますのでご注意ください。

当社による個人情報の取扱いに満足いただけない場合、適切な監督当局に苦情を申立てる権利もあります。適切な当局への連絡先の詳細については、こちらをご覧ください。

11. 当社からのお願い

当社で保有する個人情報は、正確な最新情報であることが重要です。当社で保有する個人情報に変更があった場合は、（第13条に従って）すべて速やかに当社までお知らせください。

12. 本プライバシー通知の変更

当社は、本通知を随時更新することがあります。当社が本通知を更新する場合、その変更の重要度に合わせてお知らせするよう適切な手段を取ります。重大な変更については、法律で義務付けられるに従って同意を得るようにします。

本通知の最終更新日については、本通知の冒頭に記載した日付をご覧ください。

13. 問い合わせ

本通知は、ゲームズワークショップグループのデータ保護責任者が監督しています。質問、ご不満またはご要望がある場合は、当社データ保護責任者宛までEメール（[email protected]）でご連絡いただくか、+44 115 900 4000 にお電話のうえ、「プライバシー担当」をお呼び出しください。

住所：

〒111-0043 東京都台東区駒形2-4-11 ヨシクニ駒形ビル

Games Workshop Limited 日本支社

RECRUITMENT PRIVACY NOTICE FOR JAPAN                                                September 2025

Games Workshop is committed to protecting your privacy. This notice describes how we collect and use personal information about you when you are applying for a job with us. This notice applies to all people applying for a job with Games Workshop.

This notice also applies to personal information we collect in connection with our website at https://jobs.games-workshop.com (“Website”).

If you provide us with information on behalf of an applicant, you confirm that you have provided them with a copy of this notice, that you have informed them of our identity, the purposes for which their personal data will be processed, and that you have obtained their permission to such processing by us. This notice is addressed to applicants.

The data controller of the personal information collected from you and the personal information collected through the Websites is Games Workshop Limited – Japanese branch of Yoshikuni-Komagata BLDG. 4F, 2-4-11, Komagata, Taito-ku, Tokyo, 111-0043, Japan.

Please read this notice carefully to understand how and why we are using your personal information. 

1. The kind of information we may hold about you

We may collect, store, and use the following categories of your personal information:

• Personal contact details: name, title, address, telephone number, email address.

• Date of birth.

• Gender.

• Nationality.

• Passport, National ID Information

• Recruitment information (including copies of right to work documentation, identification documents, references and other information included in a CV, cover letter, video application, or generally as part of the application process).

• Details of your visits to the Website, and information about how your device has interacted with the Website, including search history, pages accessed and links clicked. 

• Information collected automatically from your device, including IP address, device type, operating system, unique device identification numbers, browser-type, broad geographic location (e.g. country or city-level location) and other technical information.

We may also collect, store and use the following ‘sensitive personal information’ (Yo-Hairyo-Kojin-Joho):

• Information about your race, ethnicity or religious beliefs

• Transgender status

• Sexual orientation

• Disability status

• Information about criminal convictions and offences.

2. How is your personal information collected?

We collect information that you provide voluntarily.  This includes information provided during the application and recruitment process, whether directly from candidates or from other sources such as recruitment agencies, former employers, background check providers and regulatory authorities, and also includes information provided by you when you register on the Website for updates from us.

We also collect some information automatically when you visit the Website. Collecting this information enables us to better understand the visitors who come to the Website, where they come from, and what content on our Website is of interest to them. 

Some of this information may be collected using cookies and similar tracking technology. We use cookies and similar tracking technology (collectively, “Cookies”) to collect and use personal information about you, including to serve internet-based advertising.  For further information about the types of Cookies we use, why, and how you can control Cookies, please see our Cookie Notice.

3. For what purposes do we process your personal information?

The situations in which we will process your personal information are listed below:

• To process any job application which you submit to us.

• Assessment of candidate suitability, and recruitment.

• Communicating with you in connection with the recruitment process.

• Maintaining talent pools of candidates for future job opportunities.

• Contacting you about future job opportunities which may be of interest to you

• Checking you are legally entitled to work in Japan and to assist with sponsorship.

• To analyse Website traffic and improve the quality and relevance of the Website to visitors.

• To facilitate the improvement and optimisation of the Website.

• To store information about your preferences to allow us to customise the Website according to your individual interests. 

• To make travel arrangements for you.

Where appropriate we will collect and use information about criminal convictions and offences to determine eligibility for working in roles which require interaction with children and adults at risk. We will only do this where permitted by law providing for appropriate safeguards.

The situations in which we may process your date of birth, gender, nationality and your ‘sensitive personal information’ (other than information about criminal convictions and offences) are listed below:

• Equality and diversity monitoring.

Where appropriate we will collect and use information about criminal convictions and offences to determine eligibility for working in roles which require interaction with children and adults at risk. We will only do this where permitted by law providing for appropriate safeguards.

If you have questions about or need further information on why we collect and use your personal information, please contact us (section 13).

4. What if you fail to provide personal information?

If you fail to provide certain information we may be prevented from taking steps prior to entering into a contract with you, or from complying with our legal obligations.

5. What if we want to use your information for a different purpose?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will obtain prior consent from you and will explain the legal basis which allows us to do so.

Please note that we may process your personal information without your knowledge or consent where this is required or permitted by law.

6. How secure is your information?

We have put in place appropriate technical and organisational measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used, accessed, altered or disclosed. The measures we use are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information and include:

• Site access controls – only authorised personnel are able to gain access to premises, buildings and rooms where your information is being processed.

• IT access controls – only authorised personnel are able to gain access to your information stored electronically within our IT systems.

• IT security controls – use of appropriate technology and security measures to ensure secure storage of your information.

• Policies & procedures – comprehensive data protection and IT security policies and procedures setting out the way in which your information must be handled by staff.

• Training – delivery of ongoing data protection and IT security training to all staff handling your information. 

7. Who might we share your information with?

We may share your personal information in the situations detailed below:

• Service providers

We share your personal information with third parties who provide services to us. The following activities all involve the processing of personal information and are carried out by third party service providers: hosting and maintenance of recruitment website platform, hosting and maintenance of applicant tracking system platform, delivery of job alert emails, hosting and maintenance of digital job advert distribution platform, candidate background check services, IT service providers, document and information collaboration and sharing, legal advisers, and providers of transport services. Please contact us (section 13) for further details in respect of our third party service providers.

All service providers are required to take appropriate security measures to protect your personal information. We do not allow third party service providers to use your information for their own purposes. We only permit them to process your personal data for specified purposes in accordance with our instructions.

• Games Workshop group

We may share your personal information with other entities in our group of companies as part of regular reporting activities on company performance, in the context of business reorganisation or group restructuring, or for system maintenance support. 

• Sale or restructure        

We may share your personal information in the context of the possible sale or restructuring of the business provided that we inform the buyer it must use your personal information only for the purposes disclosed in this notice. 

• Law, legal rights and vital interests

We may also need to share your information with a law enforcement body, regulator, government agency, court or other third party where (i) the provision of personal data is required by applicable Japanese laws and regulations, (ii) we exercise, establish or defend our legal rights in accordance with applicable Japanese laws and regulations, or (iii) the provision of personal data is necessary for the protection of the life, body, or property of you or any person and it is difficult to obtain the consent of the person.

• Consent

We may share your personal information where you have consented to such disclosure.

Recipient of Data	Purposes of use by Recipient	Items of Personal Information accessed by or disclosed to the Recipient
Service providers	Hosting and maintenance of recruitment website platform, hosting and maintenance of applicant tracking system platform, delivery of job alert emails, hosting and maintenance of digital job advert distribution platform, candidate background check services, IT service providers, document and information collaboration and sharing, legal advisers, and providers of transport services.	All data sets detailed in this notice.
Games Workshop Group	Regular support of all business activities across all functions in Japan and regular business reporting.	All data sets detailed in this notice.

8. Do you transfer my information outside of Japan?

We may transfer your personal information outside Japan to processors and sub-processors located in various countries around the world in line with the general transfer restrictions under Section 27 of the APPI. These may include transfers to our parent or sister companies, service providers and third-party hosting in the United States, EU countries and India.

We will only transfer your personal information outside Japan if adequate protection measures are in place. To ensure that your personal information does receive an adequate level of protection outside Japan we use the following protection measures: 

Transferring to countries with an adequate level of protection

• Using appropriate contractual clauses
• Further details in respect of protective measures used outside of Japan are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

9. How long do we keep hold of your information?

We only retain your information for as long as necessary for the purposes described above, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

For basic job applications, this will be for a period of 12 months from the date you were notified that your application was unsuccessful (except in respect of a limited range of roles, in respect of which this period may be increased to 24 months). Where your data is held in connection with a talent pool or talent pipeline, this will be for a period of three years from the date you submitted your information to us. You have the option to remove yourself from a talent pool or talent pipeline should you wish to do so, by contacting us (section 13). If your application is successful, your information will then be held in accordance with our Employee Privacy Notice. 

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which it has been processed, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.

10. What are your rights in connection with your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

• Request access to a copy of the personal information we hold about you.

• Request correction of any incomplete or inaccurate information we hold about you. 

• Request erasure of information being used or acquired in violation of applicable laws and regulations.

• Object to processing of your information in some circumstances.

• Where we are processing your information for a particular purpose based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time.

• Request restrictionto suspend our processing of your personal information.

• Request transfer of your personal information to another party which you have provided to us.

If you want to exercise any of these rights please contact us (section 13). 

You will not have to pay a fee to exercise any of your rights, however we may charge a reasonable fee if your request is unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.

Please note that we may need to request information from you to confirm your identity and establish your entitlement to these rights.

If you are not satisfied with our processing of your personal information, you also have the right to complain to the relevant supervisory authority. Please see here for the relevant contact details. 

11. What do we ask of you?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please inform us immediately of any changes to the personal information which we hold about you.

12. Change to this privacy notice

We may update this notice from time to time. When we update this notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes.  We will obtain your consent to any material changes if and where this is required by law.

You can see when this notice was last updated by checking the date displayed at the top of this notice.

13. Contact us

This notice is overseen by the Data Protection Manager of the Games Workshop group.  If you have any questions, complaints or requests please make contact with our Data Protection Manager by email: [email protected] or contact us by telephone on +44 115 900 4000 and ask for Privacy.

Address:

Games Workshop Limited – Japanese branch

Yoshikuni-Komagata BLDG. 4F, 2-4-11, Komagata, Taito-ku, Tokyo, 111-0043, Japan

NOTIS PRIVASI PENGAMBILAN PEKERJA                                                                                                                           Oktober 2024

Games Workshop komited untuk melindungi privasi anda. Notis ini menerangkan cara kami mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi tentang anda apabila anda memohon pekerjaan dengan kami. Notis ini terpakai kepada semua individu yang memohon pekerjaan dengan Games Workshop.

Notis ini juga terpakai kepada maklumat peribadi yang kami kumpul berkaitan dengan laman web kami di https://jobs.games-workshop.com (“Laman Web”).

Jika anda memberikan maklumat kepada kami bagi pihak pemohon, anda perlu mengesahkan bahawa anda telah memberikan salinan notis ini kepada mereka, telah memaklumkan kepada mereka mengenai identiti kami, tujuan data peribadi mereka akan diproses dan anda telah mendapatkan kebenaran mereka untuk kami memproses data tersebut. Notis ini ditujukan kepada para pemohon.

Pengawal data bagi maklumat peribadi yang dikumpul daripada anda ialah Games Workshop Malaysia Sdn Bhd yang beralamat di Level 10 Menara LGB, 1 Jalan Wan Kadir, Taman Tun Dr Ismail, 60000 Kuala Lumpur, Malaysia.

Pengawal data bagi maklumat peribadi anda yang dikumpulkan melalui Laman Web ialah Games Workshop Malaysia Sdn Bhd yang beralamat di Level 10 Menara LGB, 1 Jalan Wan Kadir, Taman Tun Dr Ismail, 60000 Kuala Lumpur, Malaysia.

Sila baca notis ini dengan teliti untuk memahami cara dan sebab kami menggunakan maklumat peribadi anda.

1. Jenis maklumat yang mungkin kami simpan tentang anda

Kami mungkin mengumpul, menyimpan dan menggunakan kategori maklumat peribadi anda yang berikut:

• Butiran hubungan peribadi: nama, gelaran, alamat, nombor telefon, alamat e-mel.*
• Tarikh lahir.*

• Jantina.*

• Kewarganegaraan.*

• Pasport, Maklumat ID Kebangsaan.*
• Maklumat pengambilan pekerja (termasuk salinan dokumen hak untuk bekerja, dokumen pengenalan, rujukan dan maklumat lain yang disertakan dalam CV, surat iringan, permohonan video, atau secara umum sebagai sebahagian daripada proses permohonan).*

• Butiran lawatan anda ke Laman Web dan maklumat tentang cara peranti anda berinteraksi dengan Laman Web, termasuk sejarah carian, halaman yang diakses dan pautan yang diklik.*

• Maklumat yang dikumpulkan secara automatik daripada peranti anda, termasuk alamat IP, jenis peranti, sistem operasi, nombor pengenalan peranti unik, jenis pelayar, lokasi geografi umum (contohnya lokasi peringkat negara atau bandar) dan maklumat teknikal lain.*

Kami juga mungkin mengumpul, menyimpan dan menggunakan kategori khas data peribadi sensitif yang berikut:

• Maklumat tentang bangsa, etnik atau kepercayaan agama anda.

• Status transgender.

• Orientasi seksual.

• Status hilang upaya.

Kami juga mungkin mengumpul, menyimpan dan menggunakan maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan.

Kategori maklumat yang ditandakan dengan ‘*’ adalah wajib. Kegagalan untuk memberikan data peribadi yang telah kami tandakan sebagai data peribadi wajib mungkin mengakibatkan kami tidak dapat melaksanakan sebarang kontrak yang telah kami buat dengan anda.

2. Bagaimanakah maklumat peribadi anda dikumpul?

Kami mengumpul maklumat yang anda berikan secara sukarela. Ini termasuk maklumat yang diberikan semasa proses permohonan dan pengambilan pekerja, sama ada secara langsung daripada calon atau daripada sumber lain seperti agensi pengambilan pekerja, bekas majikan, penyedia pemeriksaan latar belakang dan pihak berkuasa pengawalseliaan, serta maklumat yang diberikan oleh anda apabila anda mendaftar di Laman Web untuk mendapatkan kemas kini daripada kami.

Kami juga mengumpul beberapa maklumat secara automatik apabila anda melawat Laman Web. Pengumpulan maklumat ini membolehkan kami memahami dengan lebih baik pelawat yang datang ke Laman Web, dari mana asal mereka dan kandungan di Laman Web kami yang menarik minat mereka.

Sebahagian daripada maklumat ini mungkin dikumpul menggunakan kuki dan teknologi penjejakan yang serupa. Kami menggunakan kuki dan teknologi penjejakan yang serupa (secara kolektif, “Kuki“) untuk mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi tentang anda, termasuk untuk menyediakan pengiklanan berasaskan Internet. Untuk maklumat lanjut tentang jenis Kuki yang kami gunakan, sebab, dan cara anda boleh mengawal Kuki, sila lihat Notis Kuki kami.

3. Mengapakah kami mengumpul maklumat peribadi anda?

Tujuan kami memproses maklumat peribadi anda disenaraikan di bawah:

• Memproses sebarang permohonan kerja yang anda hantar kepada kami.

• Menilai kesesuaian calon dan pengambilan pekerja.Berkomunikasi dengan anda berhubung dengan proses pengambilan pekerja.
• Mengurus pangkalan bakat calon untuk peluang pekerjaan masa depan.

• Menghubungi anda tentang peluang pekerjaan masa depan yang mungkin menarik minat anda.
• Memeriksa sama ada anda berhak secara sah untuk bekerja di UK dan membantu dengan penajaan.

• Menganalisis trafik Laman Web dan meningkatkan kualiti serta kerelevanan Laman Web kepada pelawat.

• Memudahkan penambahbaikan dan pengoptimuman Laman Web.

• Menyimpan maklumat tentang pilihan anda bagi membolehkan kami menyesuaikan Laman Web mengikut minat individu anda.

• Membuat pengaturan perjalanan untuk anda.

Bergantung pada keadaan, kami akan mengumpul dan menggunakan maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan untuk menentukan kelayakan bagi bekerja dalam peranan yang memerlukan interaksi dengan kanak-kanak dan orang dewasa yang berisiko. Kami hanya akan melakukan ini jika dibenarkan oleh undang-undang yang menyediakan langkah-langkah perlindungan yang sesuai.

Tujuan di mana kami mungkin memproses tarikh lahir, jantina, kewarganegaraan dan kategori maklumat peribadi yang lebih sensitif adalah seperti yang disenaraikan di bawah:

• Pemantauan kesetaraan dan kepelbagaian.

Asas undang-undang kami untuk mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi yang diterangkan di atas akan bergantung kepada maklumat peribadi yang berkaitan dan konteks khusus kami mengumpulnya, seperti (i) untuk tujuan mengambil langkah-langkah sebelum memasuki kontrak dengan anda, (ii) untuk membolehkan kami mematuhi kewajipan undang- undang kami, atau (iii) apabila kami mempunyai kebenaran anda untuk berbuat demikian.

Apabila kami mengumpul dan menggunakan kategori maklumat peribadi yang lebih sensitif, maklumat tersebut akan diproses berdasarkan anda telah memberikan kebenaran yang jelas untuk pemprosesan tersebut.

Bergantung pada keadaan, kami akan mengumpul dan menggunakan maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan untuk menentukan kelayakan bekerja dalam jawatan yang memerlukan interaksi dengan kanak-kanak dan orang dewasa yang berisiko. Kami hanya akan melakukan ini jika dibenarkan oleh undang-undang yang menyediakan langkah-langkah perlindungan yang sesuai.

Jika anda mempunyai sebarang soalan atau memerlukan maklumat lanjut tentang asas undang- undang kami mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi anda, sila hubungi kami (bahagian 13).

4. Bagaimana jika anda gagal memberikan maklumat peribadi?

Jika anda gagal untuk memberikan maklumat tertentu, kami mungkin terhalang daripada mengambil langkah-langkah yang perlu sebelum memeterai kontrak dengan anda, atau daripada mematuhi kewajipan undang-undang kami.

5. Bagaimana jika kami ingin menggunakan maklumat anda untuk tujuan yang berbeza?

Kami hanya akan menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan yang kami kumpulkan, kecuali jika kami secara wajar menganggap bahawa kami perlu menggunakannya untuk sebab lain yang serasi dengan tujuan asal. Jika kami perlu menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan yang tidak berkaitan, kami akan memaklumkan kepada anda dan akan menjelaskan asas undang-undang yang membenarkan kami berbuat demikian.

Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin memproses maklumat peribadi anda tanpa pengetahuan atau persetujuan anda apabila diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang.

6. Sejauh manakah maklumat anda selamat?

Kami telah mengambil langkah-langkah teknikal dan organisasi yang sesuai untuk mencegah maklumat peribadi anda daripada hilang, digunakan, diakses, diubah atau didedahkan secara tidak sengaja. Kami menjaga maklumat anda dengan selamat selaras dengan Tataamalan Umum Perlindungan Data Peribadi oleh Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (“PDPC”). Langkah-langkah yang kami gunakan direka khas untuk memberikan tahap keselamatan yang sesuai dengan risiko pemprosesan maklumat peribadi anda dan termasuk:

• Kawalan akses tapak – hanya kakitangan yang diberi kuasa dibenarkan mengakses premis, bangunan dan bilik tempat maklumat anda diproses.

• Kawalan akses IT – hanya kakitangan yang diberi kuasa dibenarkan mengakses maklumat anda yang disimpan secara elektronik dalam sistem IT kami.

• Kawalan keselamatan IT – penggunaan teknologi dan langkah keselamatan yang sesuai untuk memastikan penyimpanan maklumat anda dengan selamat.

• Dasar & prosedur – dasar dan prosedur perlindungan data dan keselamatan IT yang komprehensif yang menetapkan cara maklumat anda harus diuruskan oleh kakitangan.

• Latihan – penyampaian latihan perlindungan data dan keselamatan IT secara berterusan kepada semua kakitangan yang mengendalikan maklumat anda.

7. Dengan siapakah kami mungkin berkongsi maklumat anda?

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dalam situasi yang diperincikan di bawah:

• Penyedia perkhidmatan

Kami berkongsi maklumat peribadi anda dengan pihak ketiga yang memberikan perkhidmatan kepada kami. Aktiviti berikut melibatkan pemprosesan maklumat peribadi dan dijalankan oleh penyedia perkhidmatan pihak ketiga: pengurusan dan penyelenggaraan platform laman web pengambilan, pengurusan dan penyelenggaraan platform sistem penjejakan pemohon, penghantaran e-mel amaran pekerjaan, pengurusan dan penyelenggaraan platform pengedaran iklan pekerjaan digital, perkhidmatan pemeriksaan latar belakang calon, penyedia perkhidmatan IT, kolaborasi dan perkongsian dokumen serta maklumat, penasihat undang-undang, dan penyedia perkhidmatan pengangkutan. Sila hubungi kami (bahagian 13) untuk maklumat lanjut mengenai penyedia perkhidmatan pihak ketiga kami.

Semua penyedia perkhidmatan dikehendaki mengambil langkah-langkah keselamatan yang sesuai untuk melindungi maklumat peribadi anda. Kami tidak membenarkan penyedia perkhidmatan pihak ketiga menggunakan maklumat anda untuk tujuan mereka sendiri. Kami hanya membenarkan mereka memproses data peribadi anda untuk tujuan tertentu mengikut arahan kami.

• Kumpulan Games Workshop

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dengan entiti lain dalam kumpulan syarikat kami sebagai sebahagian daripada aktiviti pelaporan biasa berkenaan prestasi syarikat, dalam konteks penyusunan semula perniagaan atau penstrukturan semula kumpulan, atau untuk sokongan penyelenggaraan sistem.

• Jualan atau penstrukturan semula

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dalam konteks kemungkinan penjualan atau penstrukturan semula perniagaan dengan syarat kami memaklumkan kepada pembeli bahawa pihak pembeli mesti menggunakan maklumat peribadi anda hanya untuk tujuan yang didedahkan dalam notis ini.

• Undang-undang, hak undang-undang dan kepentingan yang penting

Kami juga mungkin perlu berkongsi maklumat anda dengan badan penguatkuasa undang- undang, pengawal selia, agensi kerajaan, mahkamah atau pihak ketiga lain yang kami percaya pendedahan adalah perlu (i) mengikut undang-undang yang berkenaan, (ii) untuk melaksanakan, membentuk atau mempertahankan hak undang-undang kami, atau (iii) untuk melindungi kepentingan penting anda atau mana-mana individu lain.

• Persetujuan

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda di mana anda telah bersetuju dengan pendedahan tersebut.

8. Adakah anda akan memindahkan maklumat saya ke luar Malaysia?

Kami mungkin memindahkan maklumat peribadi anda ke luar Malaysia. Kami hanya akan memindahkan maklumat peribadi anda ke luar Malaysia jika langkah-langkah perlindungan yang mencukupi dan mekanisme pemindahan telah disediakan. Untuk memastikan bahawa maklumat peribadi anda menerima tahap perlindungan yang mencukupi di luar Malaysia, kami menggunakan langkah-langkah perlindungan berikut:

• Memindahkan ke negara-negara yang ditetapkan oleh Kementerian yang bertanggungjawab terhadap perlindungan data, atas saranan PDPC dan dengan pemberitahuan yang diterbitkan dalam Warta
• Memastikan pemindahan selaras dengan seksyen 129(3) Akta Perlindungan Data Peribadi (“PDPA”)

• Menggunakan klausa kontrak yang memastikan pematuhan oleh pihak penerima dengan PDPA.

Butiran lanjut tentang langkah-langkah perlindungan yang digunakan di luar Malaysia boleh didapati atas permintaan. Sila hubungi kami (bahagian 13) untuk maklumat lanjut.

9. Berapa lamakah kami menyimpan maklumat anda?

Kami hanya akan menyimpan maklumat anda selama yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan di atas, termasuk untuk memenuhi sebarang keperluan undang-undang, perakaunan atau pelaporan.

Untuk permohonan kerja asas, ini akan berlangsung selama 12 bulan dari tarikh anda diberitahu bahawa permohonan anda tidak berjaya (kecuali bagi sejumlah kecil jawatan, tempoh ini mungkin dilanjutkan kepada 24 bulan). Jika data anda disimpan berkaitan dengan kumpulan bakat atau saluran bakat, ini akan berlangsung selama tiga tahun dari tarikh anda menghantar maklumat kepada kami. Anda mempunyai pilihan untuk mengeluarkan diri dari kumpulan bakat atau saluran bakat jika anda ingin berbuat demikian, dengan menghubungi kami (bahagian 13). Jika permohonan anda berjaya, maklumat anda akan disimpan mengikut Notis Privasi Pekerja kami.

Apabila kami tidak lagi mempunyai keperluan perniagaan yang sah untuk memproses maklumat peribadi anda, kami akan memadam atau menganonimkan maklumat tersebut atau, jika ini tidak mungkin (contohnya, kerana maklumat peribadi anda telah disimpan dalam arkib sandaran), maka kami akan menyimpan maklumat peribadi anda dengan selamat dan memisahkannya daripada sebarang pemprosesan selanjutnya sehingga pemadaman dapat dilakukan.

Untuk menentukan tempoh penyimpanan yang sesuai bagi data peribadi, kami mempertimbangkan jumlah, sifat, dan sensitiviti data peribadi, kemungkinan berlaku risiko kerosakan akibat penggunaan atau pendedahan yang tidak dibenarkan terhadap data peribadi anda, tujuan yang telah diproses, dan sama ada kami boleh mencapai tujuan tersebut melalui cara lain, serta keperluan undang-undang yang berkenaan.

Dalam beberapa keadaan, kami mungkin menganonimkan maklumat peribadi anda supaya maklumat tersebut tidak lagi boleh dikaitkan dengan anda, dalam kes ini kami boleh menggunakan maklumat tersebut tanpa pemberitahuan lanjut kepada anda.

10. Apakah hak anda berkaitan dengan maklumat peribadi anda?

Dalam keadaan tertentu, mengikut undang-undang anda mempunyai hak untuk:

• Meminta akses kepada salinan maklumat peribadi yang kami simpan tentang anda

• Meminta pembetulan sebarang maklumat yang tidak lengkap atau tidak tepat yang kami simpan tentang anda

• Meminta pemadaman maklumat jika tiada alasan kukuh untuk meneruskan pemprosesan

• Membantah pemprosesan maklumat anda.

• Jika kami memproses maklumat anda untuk tujuan tertentu berdasarkan persetujuan anda, anda mempunyai hak untuk menarik balik kebenaran anda pada bila-bila masa.

• Meminta sekatan untuk menggantung pemprosesan maklumat peribadi anda.

• Meminta pemindahan maklumat peribadi anda kepada pihak lain yang telah anda berikan kepada kami.
• Menghalang pemprosesan yang berkemungkinan menyebabkan kerosakan atau kesusahan besar yang tidak wajar kepada anda atau orang lain.

Jika anda ingin menggunakan mana-mana hak ini, sila hubungi kami (bahagian 13).

Anda tidak perlu membayar yuran untuk melaksanakan mana-mana hak anda, namun kami mungkin mengenakan bayaran jika permintaan anda tidak berasas atau berlebihan, sehingga maksimum seperti yang ditetapkan oleh Peraturan Perlindungan Data Peribadi (Yuran) 2013. Sebagai alternatif, kami mungkin enggan mematuhi permintaan dalam keadaan sedemikian.

Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin perlu meminta maklumat daripada anda untuk mengesahkan identiti anda dan menetapkan kelayakan anda untuk hak-hak ini.

Jika anda tidak berpuas hati dengan pemprosesan maklumat peribadi anda, anda juga berhak untuk membuat aduan kepada pihak berkuasa penyeliaan yang berkaitan. Sila lihat di sini untuk butiran hubungan yang berkaitan.

11. Apa yang kami minta daripada anda?

Penting bahawa maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda adalah tepat dan terkini. Sila maklumkan kepada kami dengan segera sebarang perubahan pada maklumat peribadi yang kami pegang tentang anda.

12. Perubahan pada notis privasi

Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Apabila kami mengemas kini notis ini, kami akan mengambil langkah yang sesuai untuk memaklumkan kepada anda, selaras dengan kepentingan perubahan. Kami akan mendapatkan persetujuan anda untuk sebarang perubahan penting jika dan apabila ini dikehendaki oleh undang-undang.

Anda boleh melihat tarikh kali terakhir notis ini dikemas kini dengan menyemak tarikh yang dipaparkan di bahagian atas notis ini.

13. Hubungi kami

Notis ini diawasi oleh Pengurus Perlindungan Data kumpulan Games Workshop. Jika anda mempunyai sebarang soalan, aduan atau permintaan, sila hubungi Pengurus Perlindungan Data kami melalui e-mel: [email protected] atau hubungi kami melalui telefon di +44 115 900 4000 dan minta Privasi.

NOTIS PRIVASI PENGAMBILAN PEKERJA                                                               Mei 2025

Games Workshop komited untuk melindungi privasi anda. Notis ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan dan mendedahkan maklumat peribadi tentang anda apabila anda memohon pekerjaan dengan kami. Notis ini terpakai kepada semua individu yang memohon pekerjaan dengan Games Workshop.

Notis ini juga terpakai kepada maklumat peribadi yang kami kumpulkan berkaitan dengan laman web kami di https://jobs.games-workshop.com (“Laman Web”).

Jika anda memberikan kami maklumat bagi pihak seorang pemohon, anda mengesahkan bahawa anda telah memberikan mereka salinan notis ini, memaklumkan mereka tentang identiti kami, tujuan pemprosesan data peribadi mereka, dan bahawa anda telah mendapat kebenaran mereka untuk pemprosesan tersebut oleh kami. Notis ini ditujukan kepada para pemohon.

Pengawal data bagi maklumat peribadi yang dikumpulkan daripada anda ialah Games Workshop Hobby Pte. Limited (Singapore) yang beralamat di 63 East Coast Road #01-04 The Red House Singapore, 428776 Singapore.

Pengawal data bagi maklumat peribadi anda yang dikumpulkan melalui Laman Web ialah Games Workshop Hobby Pte. Limited (Singapore) yang beralamat di 63 East Coast Road #01-04 The Red House Singapore, 428776 Singapore.

Sila baca notis ini dengan teliti untuk memahami bagaimana dan mengapa kami mengumpul, menggunakan dan mendedahkan maklumat peribadi anda. 

1. Jenis maklumat yang mungkin kami simpan tentang anda

Kami mungkin mengumpul, menyimpan, menggunakan dan mendedahkan kategori maklumat peribadi anda seperti berikut:

• Maklumat perhubungan peribadi: nama, jawatan, alamat, nombor telefon, alamat e-mel.

• Tarikh lahir.

• Jantina.

• Kewarganegaraan.

• Maklumat Pasport, Kad Pengenalan Nasional

• Maklumat pengambilan pekerja (termasuk salinan dokumentasi hak bekerja, dokumen pengenalan, rujukan dan maklumat lain yang disertakan dalam CV, surat lamaran, permohonan video, atau secara umum sebagai sebahagian daripada proses permohonan).

• Butiran tentang lawatan anda ke Laman Web, dan maklumat tentang bagaimana peranti anda berinteraksi dengan Laman Web, termasuk sejarah carian, halaman yang diakses dan pautan yang diklik. 

• Maklumat yang dikumpul secara automatik daripada peranti anda, termasuk alamat IP, jenis peranti, sistem pengendalian, nombor pengenalan unik peranti, jenis pelayar, lokasi geografi am (contohnya, lokasi di peringkat negara atau bandar) dan maklumat teknikal lain.

Kami juga mungkin mengumpul, menyimpan, menggunakan dan mendedahkan kategori maklumat peribadi yang lebih sensitif berikut:

• Maklumat tentang asal-usul kaum, etnik atau kepercayaan agama anda.

• Status transgender

• Orientasi seksual

• Status hilang upaya

Kami juga mungkin mengumpul, menyimpan, menggunakan dan mendedahkan maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan.

• Bagaimana maklumat peribadi anda dikumpulkan?

Kami mengumpul maklumat yang anda berikan secara sukarela.  Ini termasuk maklumat yang diberikan semasa proses permohonan dan pengambilan pekerja, sama ada secara langsung oleh calon atau daripada sumber lain seperti agensi pengambilan pekerja, bekas majikan, penyedia pemeriksaan latar belakang dan pihak berkuasa kawal selia, serta termasuk maklumat yang diberikan oleh anda apabila anda mendaftar di Laman Web untuk menerima kemas kini daripada kami.

Kami juga mungkin mengumpul beberapa maklumat secara automatik apabila anda melawat Laman Web. Pengumpulan maklumat ini membolehkan kami memahami dengan lebih baik pelawat yang mengunjungi Laman Web, dari mana mereka datang, dan kandungan mana di Laman Web kami yang menarik minat mereka. 

Sebahagian daripada maklumat ini mungkin dikumpulkan melalui penggunaan kuki dan teknologi penjejakan yang serupa. Kami menggunakan kuki dan teknologi penjejakan serupa (secara kolektif dirujuk sebagai “Kuki”) untuk mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi tentang anda, termasuk untuk tujuan pengiklanan berasaskan internet.  Untuk maklumat lanjut tentang jenis Kuki yang kami gunakan, tujuannya, dan cara anda boleh mengawal penggunaan Kuki, sila rujuk Notis Kuki kami.

• Mengapa kami mengumpul maklumat peribadi anda?

Situasi di mana kami mungkin memproses maklumat peribadi anda disenaraikan di bawah:

• Untuk memproses sebarang permohonan pekerjaan yang anda kemukakan kepada kami.

• Penilaian kesesuaian calon, dan pengambilan pekerja.

• Berkomunikasi dengan anda berhubung dengan proses pengambilan pekerja.

• Mengekalkan kumpulan bakat calon untuk peluang pekerjaan di masa hadapan.

• Menghubungi anda berkenaan peluang pekerjaan di masa hadapan yang mungkin menarik minat anda.

• Mengesahkan bahawa anda berhak untuk bekerja di Singapura secara sah dan untuk membantu dalam hal penajaan.

• Untuk menganalisis trafik ke Laman Web dan meningkatkan kualiti serta kaitannya kepada pelawat.

• Untuk memudahkan penambahbaikan dan pengoptimuman Laman Web.

• Untuk menyimpan maklumat tentang pilihan anda bagi membolehkan kami menyesuaikan Laman Web mengikut minat individu anda. 

• Untuk membuat pengaturan perjalanan bagi pihak anda.

Di mana bersesuaian, kami akan mengumpul, menggunakan dan mendedahkan maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan untuk menentukan kelayakan bekerja dalam peranan yang memerlukan interaksi dengan kanak-kanak dan orang dewasa yang berisiko. Kami hanya akan melakukan ini di mana dibenarkan oleh undang-undang dengan menyediakan langkah-langkah perlindungan yang bersesuaian.

Keadaan di mana kami memproses tarikh lahir, jantina, kewarganegaraan dan ‘kategori khas’ maklumat peribadi sensitif anda yang lebih sensitif disenaraikan di bawah:

• Pemantauan kesaksamaan dan kepelbagaian.

Asas undang-undang kami untuk memproses maklumat peribadi yang dinyatakan di atas bergantung kepada maklumat peribadi yang berkenaan serta konteks khusus semasa pengumpulan, seperti: (i) untuk mengambil langkah sebelum membuat kontrak dengan anda, (ii) untuk membolehkan kami mematuhi kewajipan undang-undang, (iii) apabila pemprosesan adalah untuk kepentingan sah kami, atau (iv) apabila kami memperoleh persetujuan anda untuk berbuat demikian.

Sekiranya kami memproses ‘kategori khas’ maklumat peribadi yang lebih sensitif, maklumat tersebut akan diproses berdasarkan bahawa anda telah memberikan persetujuan nyata untuk pemprosesan tersebut.    

Sekiranya kami memproses maklumat peribadi anda berdasarkan kepentingan sah kami (atau kepentingan sah mana-mana pihak ketiga), kepentingan tersebut adalah bagi tujuan pengambilan pekerja, termasuk memulakan dan mengurus hubungan pekerjaan kami dengan anda. Kami mungkin mempunyai kepentingan sah lain dan, jika bersesuaian, kami akan menjelaskan kepada anda pada masa yang berkaitan apakah kepentingan sah tersebut.

Di mana bersesuaian, kami akan memproses maklumat tentang sabitan jenayah dan kesalahan untuk menentukan kelayakan bekerja dalam peranan yang memerlukan interaksi dengan kanak-kanak dan orang dewasa yang berisiko. Kami hanya akan melakukan ini di mana dibenarkan oleh undang-undang dengan menyediakan langkah-langkah perlindungan yang bersesuaian.

Jika anda mempunyai soalan atau memerlukan maklumat lanjut tentang asas undang-undang di mana kami memproses maklumat peribadi anda, sila hubungi kami (bahagian 13).

• Apa yang berlaku jika anda gagal memberikan maklumat peribadi?

Jika anda gagal memberikan maklumat tertentu, kami mungkin tidak dapat mengambil langkah-langkah sebelum membuat kontrak dengan anda atau mematuhi kewajipan undang-undang kami.

• Bagaimana sekiranya kami ingin menggunakan maklumat anda untuk tujuan lain?

Kami hanya akan menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan yang telah dinyatakan, kecuali jika kami mempunyai alasan munasabah untuk menggunakannya bagi aktiviti lain yang serasi dengan tujuan asal. Jika kami perlu menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan baharu, kami akan mendapatkan kebenaran anda sekiranya dikehendaki oleh undang-undang.

Sila maklum bahawa kami mungkin memproses maklumat peribadi anda tanpa pengetahuan atau persetujuan anda, sekiranya diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang.

• Setakat manakah keselamatan maklumat anda dijamin?

Kami telah melaksanakan langkah-langkah teknikal dan organisasi yang sesuai untuk mencegah maklumat peribadi anda daripada hilang, digunakan, diakses, diubah, atau didedahkan secara tidak sengaja. Langkah-langkah yang kami ambil direka untuk menyediakan tahap keselamatan yang sesuai dengan risiko pemprosesan maklumat peribadi anda dan termasuk:

• Kawalan akses tapak – hanya kakitangan yang diberi kuasa boleh memasuki premis, bangunan dan bilik di mana maklumat anda diproses.

• Kawalan akses IT – hanya kakitangan yang diberi kuasa boleh mengakses maklumat anda yang disimpan secara elektronik dalam sistem IT kami.

• Kawalan keselamatan IT – penggunaan teknologi dan langkah-langkah keselamatan yang sesuai untuk memastikan maklumat anda disimpan dengan selamat.

• Dasar & prosedur – dasar perlindungan data dan keselamatan IT yang komprehensif yang mengatur cara maklumat anda dikendalikan oleh kakitangan.

• Latihan – penyampaian latihan perlindungan data dan keselamatan IT yang berterusan kepada semua kakitangan yang mengendalikan maklumat anda. 

• Dengan siapa kami mungkin berkongsi maklumat anda?

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dalam situasi yang diperincikan di bawah:

• Penyedia perkhidmatan

Kami berkongsi maklumat peribadi anda dengan pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan kepada kami. Aktiviti berikut melibatkan pemprosesan maklumat peribadi dan dilaksanakan oleh penyedia perkhidmatan pihak ketiga: pengehosan dan penyelenggaraan platform laman web pengambilan pekerja, pengehosan dan penyelenggaraan platform sistem penjejakan pemohon, penghantaran e-mel pemberitahuan kerja, pengehosan dan penyelenggaraan platform pengedaran iklan kerja digital, perkhidmatan pemeriksaan latar belakang calon, penyedia perkhidmatan IT, kerjasama dan perkongsian dokumen serta maklumat, penasihat undang-undang, dan penyedia perkhidmatan pengangkutan. Sila hubungi kami (bahagian 13) untuk maklumat lanjut berkenaan penyedia perkhidmatan pihak ketiga kami.

Semua penyedia perkhidmatan dikehendaki mengambil langkah keselamatan yang sesuai untuk melindungi maklumat peribadi anda. Kami tidak membenarkan penyedia perkhidmatan pihak ketiga menggunakan maklumat anda untuk tujuan mereka sendiri. Kami hanya membenarkan mereka memproses data peribadi anda untuk tujuan yang ditentukan mengikut arahan kami.

• Games Workshop Group

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dengan entiti lain dalam kumpulan syarikat kami sebagai sebahagian daripada aktiviti pelaporan prestasi biasa, dalam konteks penyusunan semula perniagaan atau kumpulan, atau untuk tujuan sokongan penyelenggaraan sistem. 

• Penjualan atau penyusunan semula     

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda dalam konteks penjualan atau penyusunan semula perniagaan dengan syarat kami memaklumkan pembeli bahawa maklumat tersebut hanya boleh digunakan untuk tujuan yang telah dinyatakan dalam notis ini. 

• Undang-undang, hak undang-undang dan kepentingan mendesak

Kami juga mungkin perlu berkongsi maklumat anda dengan badan penguatkuasa undang-undang, pengawal selia, agensi kerajaan, mahkamah atau pihak ketiga lain di mana kami percaya pendedahan adalah perlu (i) mengikut keperluan undang-undang yang berkenaan, (ii) untuk melaksanakan, menubuhkan atau mempertahankan hak undang-undang kami, atau (iii) untuk melindungi kepentingan mendesak anda atau mana-mana individu. 

• Persetujuan

Kami mungkin berkongsi maklumat peribadi anda di mana anda telah memberikan persetujuan terhadap pendedahan tersebut.

• Adakah maklumat saya dipindahkan ke luar Singapura?

Kami mungkin memindahkan maklumat peribadi anda ke luar Singapura. Kami hanya akan memindahkan maklumat peribadi anda ke luar Singapura jika langkah perlindungan yang mencukupi telah dilaksanakan. Bagi memastikan maklumat peribadi anda menerima tahap perlindungan yang mencukupi di luar Singapura, kami menggunakan langkah-langkah perlindungan berikut:

▪        Memastikan pemindahan data ke luar Singapura dilindungi dengan perjanjian kontrak yang mengandungi klausa perlindungan data yang mencukupi.

▪        Memastikan penerima luar negara mematuhi undang-undang yang memberikan tahap perlindungan setanding dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA).

Maklumat lanjut tentang langkah-langkah perlindungan ini boleh didapati atas permintaan. Sila hubungi kami (bahagian 13) untuk maklumat lanjut.

• Berapa lama kami menyimpan maklumat anda?

Kami hanya menyimpan maklumat anda selama mana maklumat tersebut diperlukan untuk tujuan seperti yang dinyatakan di atas, termasuk bagi tujuan memenuhi keperluan undang-undang, perakaunan atau pelaporan.

Bagi permohonan kerja asas, maklumat anda akan disimpan selama 12 bulan dari tarikh anda dimaklumkan bahawa permohonan anda tidak berjaya (kecuali bagi beberapa jawatan yang terhad, di mana tempoh ini mungkin dilanjutkan kepada 24 bulan). Sekiranya data anda disimpan berkaitan dengan kolam bakat atau saluran bakat, data tersebut akan disimpan selama tiga tahun dari tarikh anda menyerahkan maklumat tersebut kepada kami. Anda mempunyai pilihan untuk menarik diri daripada kolam bakat atau saluran bakat sekiranya anda ingin berbuat demikian, dengan menghubungi kami (rujuk bahagian 13). Jika permohonan anda berjaya, maklumat anda akan disimpan selaras dengan Notis Privasi Pekerja kami. 

Apabila tiada lagi keperluan perniagaan yang sah untuk memproses maklumat peribadi anda, kami akan memadamkan atau menganonimkan maklumat tersebut atau, jika ini tidak boleh dilakukan (contohnya kerana maklumat peribadi anda telah disimpan dalam arkib sandaran), kami akan menyimpan maklumat peribadi anda dengan selamat dan mengasingkannya daripada sebarang pemprosesan lanjut sehingga pemadaman dapat dilakukan.

Untuk menentukan tempoh penyimpanan yang sesuai bagi data peribadi, kami mempertimbangkan jumlah, sifat dan kepekaan data tersebut, potensi risiko kerosakan akibat penggunaan atau pendedahan tanpa kebenaran, tujuan pemprosesan dan keperluan undang-undang yang berkaitan.

Dalam sesetengah keadaan, kami mungkin menganonimkan maklumat peribadi anda supaya maklumat peribadi anda tidak lagi dikaitkan dengan anda, dan dalam kes ini, kami boleh menggunakan maklumat tersebut tanpa memberikan notis selanjutnya kepada anda.

1. Apakah hak anda berkenaan maklumat peribadi anda?

Berdasarkan undang-undang tertentu, anda mungkin berhak untuk:

• Memohon akses kepada salinan maklumat peribadi yang kami simpan tentang anda

• Memohon pembetulan terhadap maklumat yang tidak lengkap atau tidak tepat 

• Memohon pemadaman maklumat di mana tiada alasan yang kukuh untuk terus memprosesnya

• Membantah pemprosesan maklumat anda di mana kami bergantung pada kepentingan sah untuk memprosesnya.

• Jika kami memproses maklumat anda berdasarkan persetujuan, anda berhak menariknya pada bila-bila masa.

• Memohon sekatan pemprosesan maklumat peribadi anda.

• Memohon pemindahan maklumat peribadi anda kepada pihak lain.

Jika anda ingin melaksanakan mana-mana hak ini, sila hubungi kami (bahagian 13). 

Anda tidak akan dikenakan bayaran untuk melaksanakan mana-mana hak anda di bawah undang-undang yang terpakai, kecuali untuk permintaan akses, di mana bayaran yang munasabah mungkin dikenakan oleh kami. Kami boleh menolak permintaan dalam keadaan yang dibenarkan oleh undang-undang (contohnya, permintaan akses yang remeh atau berulang-ulang tanpa alasan).

Sila ambil maklum bahawa kami mungkin perlu meminta maklumat daripada anda untuk mengesahkan identiti anda dan menetapkan kelayakan anda untuk hak-hak tersebut.

Jika anda tidak berpuas hati dengan cara kami memproses maklumat peribadi anda, anda juga berhak untuk mengemukakan aduan kepada pihak berkuasa penyeliaan yang berkaitan. Sila rujuk butiran hubungan yang berkaitan di sini. 

1. Apa yang kami harapkan daripada anda?

Penting untuk memastikan maklumat peribadi yang kami simpan tentang anda adalah tepat dan terkini. Sila maklumkan kami dengan segera tentang sebarang perubahan kepada maklumat peribadi yang kami simpan tentang anda.

1. Perubahan pada notis privasi ini

Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Apabila kami mengemas kini notis ini, kami akan mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk memaklumkan anda, selaras dengan kepentingan perubahan tersebut.  Kami akan mendapatkan persetujuan anda untuk sebarang perubahan penting jika diperlukan oleh undang-undang.

Tarikh kemas kini terakhir notis ini boleh dilihat di bahagian atas notis.

1. Hubungi kami

Notis ini diselia oleh Ross Matthews, Pegawai Perlindungan Data Games Workshop group.  Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, aduan atau permintaan, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami melalui e-mel: [email protected] atau hubungi kami melalui telefon di +44 115 900 4000 dan minta untuk berhubung dengan Bahagian Privasi.

招聘隐私声明                                                                                                                                                                                         2025年9月

Games Workshop致力于保护您的隐私。本声明阐述了您向我们申请工作时，我们如何收集和使用您的个人信息。本声明适用于所有向Games Workshop申请工作的人员。

本声明同样适用于我们通过网站https://jobs.games-workshop.com（以下简称“网站”）收集的个人信息。

如果您代表申请人向我们提供信息，您确认已向他们提供本声明的副本，并已告知申请人我们的身份、处理个人数据的目的，同时确认已事先征得他们的同意，允许我们进行此类信息的处理。本声明是提供给申请人的。

通过网站向您收集个人信息的资料使用者为：Games Workshop Hong Kong Limited，地址位于中国香港湾仔港湾道18号中环广场3806室。

请仔细阅读本声明，了解我们如何以及为何使用您的个人信息。

1. 我们可能掌握的关于您的信息

我们可能会收集、存储、处理、传输及使用您的以下个人信息：

▪ 个人联系方式：姓名、头衔、地址、电话号码、电子邮件地址。*

▪ 出生日期。*

▪ 性别。*

▪ 国籍。*

▪ 护照、香港身份证（HKID）信息。*

▪ 招聘信息（包括工作资格文件、身份证明、推荐信，以及简历、求职信、视频申请中的其他信息副本，或通常作为申请流程一部分的文件）。*

▪ 您访问网站的详细信息，以及您的设备与网站交互的信息，包括搜索记录、访问的页面、点击的链接等。*

▪ 从您的设备自动收集的信息，包括IP地址、设备类型、操作系统、唯一设备标识符、浏览器类型、大致地理位置（如国家或城市位置）以及其他技术信息。*

我们还可能收集、存储、处理、传输及使用以下“特殊类别”的更敏感个人信息：

▪ 您的种族、民族或宗教信仰信息。

▪ 跨性别者身份。

▪ 性取向。

▪ 残疾状况。

此外，我们还可能收集、保存、处理、传输及使用刑事定罪和犯罪相关信息。

标有“*”的信息类别是强制要求提供的信息。若未能提供我们标记为强制要求提供的个人数据，可能会导致我们无法履行与您签订的合同。

2. 我们如何收集您的个人信息？

我们收集您自愿提供的信息，包括在申请和招聘过程中直接来自应聘者或来自招聘机构、前雇主、背景调查提供商和监管机构等其他来源的信息，以及您在网站上注册以获取更新时提供的信息。

当您访问网站时，我们也会自动收集一些信息。这些信息有助于我们更好地了解网站访问者的身份、来自哪里，以及感兴趣的内容。

部分信息可能通过cookie和类似跟踪技术收集。我们使用cookie和类似跟踪技术（以下统称“Cookies”）来收集和使用您的个人信息，包括用于互联网广告。有关我们使用的Cookies类型、原因以及如何控制Cookies的更多信息，请查阅我们的Cookie声明。

3. 我们为什么要收集您的个人信息？

我们可能基于以下目的收集、保存、处理、传输及使用您的个人信息：

▪ 处理您提交的工作申请。

▪ 评估应聘者的适合度，并进行招聘。

▪ 就招聘流程与您沟通。

▪ 应聘者人才库维护，供未来工作机会使用。

▪ 就您可能感兴趣的未来工作机会与您联系。

▪ 核实您是否具备在中国香港合法工作的权利及赞助资格。

▪ 分析网站流量，提高网站质量，更匹配访问者需求。

▪ 促进网站的改进和优化。

▪ 存储偏好信息，以便根据个人兴趣定制网站内容。

▪ 为您安排差旅。

在适当情况下，我们将收集、存储、处理、传输和使用刑事定罪和犯罪相关信息，以评估应聘者是否有资格从事需要与易受伤害的儿童和成人进行互动的工作。此操作将在法律允许且提供相应保护的前提下进行。

我们可能收集、存储、处理、传输和使用您的出生日期、性别、国籍以及“特殊类别”的更敏感个人信息的情况包括：

▪ 平等与多样性监测。

我们收集和使用上述个人信息的法律依据取决于相关个人信息内容以及我们收集这些信息的具体背景，包括以下情形：(i) 在与您签订合同前采取必要措施，(ii) 履行我们的法律义务，(iii) 基于我们的合法利益，且这种行为这不会侵犯您的权利，或 (iv) 获得您的同意，包括在必要时获得您的明确和自愿同意。

我们收集和使用“特殊类别”的更敏感个人信息时，将事先获得您的明确同意才进行处理。

若我们基于合法利益（或任何第三方的合法利益）收集和使用您的个人信息，这种利益将服务于招聘目的。如有其他合法利益，我们将在适当时候向您说明（如果合适）。

在必要且法律允许并提供适当保护的情况下，我们将收集、保存、处理、传输和使用刑事定罪和犯罪相关信息，以确定与高风险儿童和成人互动的职位的任职资格。此操作将在法律允许且提供相应保护的前提下进行。

若您对我们收集和使用个人信息的法律依据有疑问或需更多信息，请与我们联系（参见第13节）。

4. 未能提供个人信息的影响

若您未能提供必要信息，我们可能无法在与您签订合同前采取必要措施，或无法履行法律义务。

5. 如果我们想将您的信息用于其他目的，该怎么办？

我们仅会将您的个人信息用于收集时的目的，除非我们合理认为，变更信息用途是出于与原始目的直接相关的其他原因需要。在获得您的明确及自愿同意后，我们才会将您的个人信息用于新目的。

根据中国香港法例第486章《个人资料（私隐）条例》）规定（以下称“个人资料（私隐）条例”）或其他相关法律法规的豁免条款，我们可能会在您不知情或未经您同意的情况下，将您的个人信息用于其他用途。

6. 信息安全保障

我们已采取适当的技术和组织措施，确保您的个人信息不会意外丢失、被不当使用、访问、更改或泄露。这些措施旨在提供安全级别保障，能够匹配应对相应的个人信息处理风险，包括：

▪ 网站访问控制：仅授权人员可进入处理您信息的场所、建筑物和房间。

▪ IT访问控制：仅授权人员可获得权限，访问存储在我们IT系统中的您的电子信息。

▪ IT安全控制：采用适当的技术和安全手段，确保信息安全存储。

▪ 政策和规程：制定全面的数据保护和IT安全政策和规程，明确员工处理您信息的规范。

▪ 培训：为所有处理您信息的员工提供持续的数据保护和IT安全培训。

7. 我们可能与谁共享您的信息？

我们可能会在以下情况下共享您的个人信息：

• 服务供应商
  我们与为我们提供服务的第三方共享您的个人信息，涉及个人信息处理并由第三方服务提供商执行的活动包括：托管和维护招聘网站平台、申请人跟踪系统平台、发送工作提醒邮件、托管和维护数字招聘广告发布平台、应聘者背景调查服务、IT服务提供商、文件和信息D 协作与共享、法律顾问以及运输服务提供商。这些活动涉及个人信息的处理，由第三方服务提供商执行。如需了解我们第三方服务提供商的更多详情，请与我们联系（参见第13节）。

所有服务提供商均需采取适当的安全措施来保护您的个人信息。我们不允许第三方服务提供商出于自身目的使用您的信息，只允许他们根据我们的指示为特定目的处理您的个人数据。

• Games Workshop集团
  出于公司业绩定期报告活动的目的，在企业或集团重组的背景下，或为系统维护支持，我们可能会与公司集团内的其他实体共享您的个人信息。
• 出售或重组
  在可能出现企业出售或重组的背景下，我们可能会共享您的个人信息，但前提是我们必须告知买方只能将您的个人信息用于本声明中披露的目的。
• 法律、合法权利和切身利益
  若我们认为有必要披露，我们可能还需与执法机构、监管机构、政府机构、法院或其他第三方分享您的信息，以 (i) 遵守适用法律，(ii) 行使、确立或捍卫我们的合法权利，或 (iii) 保护您或他人的切身利益。
• 同意

如果您同意披露，我们可能会共享您的个人信息。

8. 你会将我的资料传输到中国香港以外的地方吗？

是的，我们可能会将您的个人信息传输到中国香港以外的地方，但仅在我们采取了充分的保护措施的前提下才会这样做。为确保您的个人信息在中国香港以外的地方得到充分保护，我们采取了以下保护措施：

▪ 采用中国香港个人资料私隐专员公署（Office of the Privacy Commissioner for Personal Data，简称“PCPD”）建议的示范合约条款。

如果您希望了解有关在中国香港以外使用您的个人信息的保护措施的更多详情，请与我们联系（参见第13节）。

9. 您的信息会保留多长时间？

我们仅会根据上述目的（包括符合任何法律、会计或报告要求）来保留您的信息。

对于基本工作申请，信息保留期为自您被通知申请失败之日起的12个月内（对于某些特定角色，该期限可能延长至24个月）。如果我们保留您的信息与人才库或人才储备管道相关，则信息保留期为自您提交之日起三年内。在此期间，您可以随时联系我们（参见第13节），将自己的信息从人才库或人才储备管道中删除。如果您的申请成功，我们将根据员工隐私声明保留您的信息。

一旦我们没有持续合法的业务需求来处理您的个人信息，我们将采取以下措施之一：
 删除您的信息或对其进行匿名处理；
 如果您的个人信息无法删除或匿名处理（例如，信息已存储在备份档案中），我们将安全地存储并隔离这些信息，避免进一步处理，直至可以删除为止。

我们会综合考虑以下因素，确认个人数据的保留期限：个人数据的数量、性质和敏感性；未经授权使用或披露个人数据的潜在风险；处理数据的目的；是否可通过其他方式实现这些目的；以及适用的法律要求。

在某些情况下，我们可能会对您的个人信息进行匿名处理，使其不再与您个人直接相关。在这种情况下，我们可能会在不另行通知您的情况下使用这些信息。

10. 您在个人信息方面享有哪些权利?

根据法律，您在某些情况下享有以下权利：

▪ 要求查阅我们持有您的个人信息的副本。

▪ 要求纠正我们持有您的任何不准确或不完整的信息。

▪ 在没有合法理由继续处理信息的情况下，要求删除个人信息。

▪ 当我们基于合法利益处理您的信息时，提出反对意见。

▪ 如果您之前同意我们基于特定目的处理您的信息，您有权随时撤销该同意。

▪ 要求限制我们暂停处理您的个人信息。

▪ 要求将您提供给我们的个人信息传输给另一方。

若您希望行使这些权利，请与我们联系（参见第13节）。

您无需为行使这些权利支付费用，但如果您的请求明显无理或过分，我们可能会收取合理的费用，或拒绝满足此类要求。

请注意，我们可能需要向您索取信息，验证您的身份以及是否有资格享有以上权利。

如果您对我们的个人信息处理方式不满，同样有权向中国香港个人资料私隐专员公署（PCPD）投诉。相关联系方式，请参见此处。

11. 我们对您有哪些要求？

请确保您提供给我们的个人信息准确、及时。如果您的个人信息发生变化，请立即通知我们。

12. 更改本隐私声明

我们可能会不时更新本声明。更新时，我们将采取适当措施通知您，具体方式视变更的重要性而定。如法律要求，我们将征得您的同意，进行重大变更。

本文件顶部所示日期是声明最后一次更新的时间。

13. 联系我们

本声明由Games Workshop集团数据保护经理监督执行。若有任何问题、投诉或请求，请通过电子邮件（[email protected]）联系我们的数据保护经理，或通过电话（+44 115 900 4000）联系我们，并要求保护隐私。

RECRUITMENT PRIVACY NOTICE                                                                                                                                                            September 2025

Games Workshop is committed to protecting your privacy. This notice describes how we collect and use personal information about you when you are applying for a job with us. This notice applies to all people applying for a job with Games Workshop.

This notice also applies to personal information we collect in connection with our website at https://jobs.games-workshop.com (“Website”).

If you provide us with information on behalf of an applicant, you confirm that you have provided them with a copy of this notice, that you have informed them of our identity, the purposes for which their personal data will be processed, and that you have obtained their permission to such processing by us. This notice is addressed to applicants.

The data user of the personal information collected from you and the personal information collected through the Websites is Games Workshop Hong Kong Limited of 3806 Central Plaza, 18 Harbour Road, Wanchai, Hong Kong.

Please read this notice carefully to understand how and why we are using your personal information.

1. The kind of information we may hold about you

We may collect, hold, process, transfer and use the following categories of your personal information:

▪ Personal contact details: name, title, address, telephone number, email address.*

▪ Date of birth.*

▪ Gender.*

▪ Nationality.*

▪ Passport, HKID Information.*

▪ Recruitment information (including copies of right to work documentation, identification documents, references and other information included in a CV, cover letter, video application, or generally as part of the application process).*

▪ Details of your visits to the Website, and information about how your device has interacted with the Website, including search history, pages accessed and links clicked.*

▪ Information collected automatically from your device, including IP address, device type, operating system, unique device identification numbers, browser-type, broad geographic location (e.g. country or city-level location) and other technical information.*

We may also collect, hold, process, transfer and use the following ‘special categories’ of more sensitive personal information:

▪ Information about your race, ethnicity or religious beliefs.

▪ Transgender status

▪ Sexual orientation

▪ Disability status

We may also collect, hold, process, transfer and use information about criminal convictions and offences.

Categories of information marked with a ‘*’ are mandatory. Failure to provide personal data we have marked as mandatory personal data may result in us being unable to perform any contract we have entered into with you.

2. How is your personal information collected?

We collect information that you provide voluntarily. This includes information provided during the application and recruitment process, whether directly from candidates or from other sources such as recruitment agencies, former employers, background check providers and regulatory authorities, and also includes information provided by you when you register on the Website for updates from us.

We also collect some information automatically when you visit the Website. Collecting this information enables us to better understand the visitors who come to the Website, where they come from, and what content on our Website is of interest to them.

Some of this information may be collected using cookies and similar tracking technology. We use cookies and similar tracking technology (collectively, “Cookies”) to collect and use personal information about you, including to serve internet-based advertising. For further information about the types of Cookies we use, why, and how you can control Cookies, please see our Cookie Notice.

3. Why do we collect your personal information?

The situations in which we may collect, hold, process, transfer and use your personal information are listed below:

▪ To process any job application which you submit to us.

▪ Assessment of candidate suitability, and recruitment.

▪ Communicating with you in connection with the recruitment process.

▪ Maintaining talent pools of candidates for future job opportunities.

▪ Contacting you about future job opportunities which may be of interest to you

▪ Checking you are legally entitled to work in Hong Kong and to assist with sponsorship.

▪ To analyse Website traffic and improve the quality and relevance of the Website to visitors.

▪ To facilitate the improvement and optimisation of the Website.

▪ To store information about your preferences to allow us to customise the Website according to your individual interests.

▪ To make travel arrangements for you.

Where appropriate we will collect, hold, process, transfer and use information about criminal convictions and offences to determine eligibility for working in roles which require interaction with children and adults at risk. We will only do this where permitted by law providing for appropriate safeguards.

The situations in which we may collect, hold, process, transfer and use your date of birth, gender, nationality and your ‘special categories’ of more sensitive personal information are listed below:

▪ Equality and diversity monitoring.

Our legal basis for collecting and using the personal information described above will depend on the personal information concerned and the specific context in which we collect it such as (i) for the purpose of taking steps prior to entering into a contract with you, (ii) to enable us to comply with our legal obligations, (iii) where the processing is in our legitimate interests and not overridden by your rights, or (iv) where we have your consent to do so, including your express and voluntary consent if required.

Where we are collecting and using ‘special categories’ of more sensitive personal information, that information shall be processed on the basis that you have given explicit consent to the processing.

If we collect and use your personal information in reliance on our legitimate interests (or those of any third party), this interest will be the purposes of recruitment. We may have other legitimate interests and if appropriate we will make clear to you at the relevant time what those legitimate interests are.

Where appropriate we will collect, hold, process, transfer and use information about criminal convictions and offences to determine eligibility for working in roles which require interaction with children and adults at risk. We will only do this where permitted by law providing for appropriate safeguards.

If you have questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your personal information, please contact us (section 13).

4. What if you fail to provide personal information?

If you fail to provide certain information we may be prevented from taking steps prior to entering into a contract with you, or from complying with our legal obligations.

5. What if we want to use your information for a different purpose?

We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is directly related to the original purpose. We will only use your personal information for a new purpose after obtaining your express and voluntary consent.

We may use your personal data without your knowledge or consent for other purposes arising from an exemption under the Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486) (“PDPO”) or otherwise in accordance with applicable law and regulation.

6. How secure is your information?

We have put in place appropriate technical and organisational measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used, accessed, altered or disclosed. The measures we use are designed to provide a level of security appropriate to the risk of processing your personal information and include:

▪ Site access controls – only authorised personnel are able to gain access to premises, buildings and rooms where your information is being processed.

▪ IT access controls – only authorised personnel are able to gain access to your information stored electronically within our IT systems.

▪ IT security controls – use of appropriate technology and security measures to ensure secure storage of your information.

▪ Policies & procedures – comprehensive data protection and IT security policies and procedures setting out the way in which your information must be handled by staff.

▪ Training – delivery of ongoing data protection and IT security training to all staff handling your information.

7. Who might we share your information with?

We may share your personal information in the situations detailed below:

• Service providers
  We share your personal information with third parties who provide services to us. The following activities all involve the processing of personal information and are carried out by third party service providers: hosting and maintenance of recruitment website platform, hosting and maintenance of applicant tracking system platform, delivery of job alert emails, hosting and maintenance of digital job advert distribution platform, candidate background check services, IT service providers, document and information collaboration and sharing, legal advisers, and providers of transport services. Please contact us (section 13) for further details in respect of our third party service providers.

All service providers are required to take appropriate security measures to protect your personal information. We do not allow third party service providers to use your information for their own purposes. We only permit them to process your personal data for specified purposes in accordance with our instructions.

• Games Workshop group
  We may share your personal information with other entities in our group of companies as part of regular reporting activities on company performance, in the context of business reorganisation or group restructuring, or for system maintenance support.
• Sale or restructure
  We may share your personal information in the context of the possible sale or restructuring of the business provided that we inform the buyer it must use your personal information only for the purposes disclosed in this notice.
• Law, legal rights and vital interests
  We may also need to share your information with a law enforcement body, regulator, government agency, court or other third party where we believe disclosure is necessary (i) as a matter of applicable law, (ii) to exercise, establish or defend our legal rights, or (iii) to protect your vital interests or those of any person.
• Consent

We may share your personal information where you have consented to such disclosure.

8. Do you transfer my information outside of Hong Kong?

We may transfer your personal information outside Hong Kong. We will only transfer your personal information outside Hong Kong if adequate protection measures are in place. To ensure that your personal information does receive an adequate level of protection outside Hong Kong we use the following protection measures:

▪ Using model contractual clauses recommended by the Office of the Privacy Commissioner for Personal Data (“PCPD”)

Further details in respect of protective measures used outside of Hong Kong are available on request. Please contact us (section 13) for further information.

9. How long do we keep hold of your information?

We only retain your information for as long as necessary for the purposes described above, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

For basic job applications, this will be for a period of 12 months from the date you were notified that your application was unsuccessful (except in respect of a limited range of roles, in respect of which this period may be increased to 24 months). Where your data is held in connection with a talent pool or talent pipeline, this will be for a period of three years from the date you submitted your information to us. You have the option to remove yourself from a talent pool or talent pipeline should you wish to do so, by contacting us (section 13). If your application is successful, your information will then be held in accordance with our Employee Privacy Notice.

When we have no ongoing legitimate business need to process your personal information, we will either delete or anonymise it or, if this is not possible (for example, because your personal information has been stored in backup archives), then we will securely store your personal information and isolate it from any further processing until deletion is possible.

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which it has been processed, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.

10. What are your rights in connection with your personal information?

Under certain circumstances, by law you have the right to:

▪ Request access to a copy of the personal information we hold about you

▪ Request correction of any incomplete or inaccurate information we hold about you

▪ Request erasure of information where there is no good reason for continued processing

▪ Object to processing of your information where we are relying on a legitimate interest to process your information.

▪ Where we are processing your information for a particular purpose based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time.

▪ Request restriction to suspend our processing of your personal information.

▪ Request transfer of your personal information to another party which you have provided to us.
If you want to exercise any of these rights please contact us (section 13).

You will not have to pay a fee to exercise any of your rights, however we may charge a reasonable fee if your request is unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.

Please note that we may need to request information from you to confirm your identity and establish your entitlement to these rights.

If you are not satisfied with our processing of your personal information, you also have the right to make a complaint to the PCPD. Please see here for the relevant contact details.

11. What do we ask of you?

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please inform us immediately of any changes to the personal information which we hold about you.

12. Change to this privacy notice

We may update this notice from time to time. When we update this notice, we will take appropriate measures to inform you, consistent with the significance of the changes. We will obtain your consent to any material changes if and where this is required by law.

You can see when this notice was last updated by checking the date displayed at the top of this notice.

13. Contact us

This notice is overseen by the Data Protection Manager of the Games Workshop group. If you have any questions, complaints or requests please make contact with our Data Protection Manager by email: [email protected] or contact us by telephone on +44 115 900 4000 and ask for Privacy.